Abwesenheiten

Tätigkeiten/Projekte und Abwesenheiten

Geleistete Arbeitszeit kann durch die Mitarbeiter auf definierte Tätigkeiten gebucht werden. Über die Tätigkeit lässt sich später kontrollieren, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt welche Arbeit durchgeführt hat.

Auch Abwesenheiten können angelegt und später durch die Mitarbeiter erfasst werden. Abwesenheiten sind z.B. Urlaube, Krankheit, Arztbesuche, Schulungen oder Dienstgänge. Im Falle von bezahltem Urlaub oder Ausfall durch Krankheit ist dies wichtig. Da Aeonos anhand des Arbeitszeitmodells Überstunden berechnet, müssen auch Abwesenheiten erfasst werden, um Minusstunden zu vermeiden

Die Erfassung von Abwesenheiten ist also für Abrechnungssysteme und die Ermittlung von Soll-Arbeitszeiten wichtig. Daher können Tätigkeiten und Abwesenheiten als „bezahlt“ markiert werden. Bezahlte Abwesenheiten werden wie normale Arbeitszeit gewertet. Geht ein Mitarbeiter in Urlaub, so sollte während der Zeit seiner Abwesenheit entsprechend der zu leistenden Wochenarbeitszeit auf „Urlaub“ als bezahlte Tätigkeit gebucht werden.

Handelt es sich bei einer Tätigkeit um Projektarbeit, so kann auch ein Kontingent in Stunden für diese Tätigkeit angegeben werden. In der Tätigkeitsübersicht kann man zu jeder Tätigkeit sehen, wie viele Stunden schon auf diese Tätigkeit gebucht wurden und wie viele Stunden des Kontingents noch offen sind.

Ihre Schokoladenfabrik hat vom Kunden einen Auftrag zu einem Festpreis bekommen. Sie haben 100 Stunden für dieses Projekt kalkuliert, an dem 3 Mitarbeiter arbeiten werden. Für das Projekt wird eine Tätigkeit mit 100 Stunden angelegt und die Tätigkeit den drei Mitarbeitern zugewiesen. Die Mitarbeiter buchen Zeiten auf diese Tätigkeit. Zu jedem Zeitpunkt kann man in der Liste der Tätigkeiten sehen, wie viele Stunden schon auf die Tätigkeit gebucht wurden und wie viele Stunden noch offen sind. So ist ein effektives Controlling möglich.
Zusätzlich können Sie jederzeit Auswertungen für die auf dieses Projekt geleisteten Stunden erstellen. Diese Auswertungen können beispielsweise zur Erstellung von Rechnungen für den Kunden verwendet werden.

Einige gängige Tätigkeiten und Abwesenheiten sind schon in Aeonos hinterlegt. Sie können weitere Tätigkeiten und Abwesenheiten selbst anlegen und beliebigen oder allen Mitarbeitern zuweisen.

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Tätigkeiten und Abwesenheiten können durch den HR-Manager für alle Standorte zentral definiert werden. Diese Tätigkeiten und Abwesenheiten sind für alle Bereichsleiter sichtbar. Jeder Bereichsleiter kann jedoch auch Tätigkeiten und Abwesenheiten definieren, die er nur seinen Mitarbeitern zuordnen kann. Andere Bereichsleiter können diese Tätigkeiten nicht sehen und somit ihren Mitarbeitern auch nicht zuordnen. Der HR-Manager kann diese Tätigkeiten und Abwesenheiten jedoch sehen und bearbeiten.

In der Regel wird der HR-Manager allgemeine Tätigkeiten und Abwesenheiten zentral anlegen und allen Mitarbeiter zuweisen (z.B. normale Arbeitszeit, Urlaub, Arztbesuch etc.). Standorte, an denen es Tätigkeiten oder Abwesenheiten gibt, die es an keinen anderen Standorten gibt, werden entweder auch durch den HR-Managern oder den jeweiligen Bereichsleiter angelegt. Beispielsweise hat eine Personalabteilung bisweilen andere Tätigkeiten („Einstellungsgespräch“, „Pay-Roll“ etc.) als die verschiedenen Produktions­standorte.

Warum ist die Erfassung von Abwesenheiten nötig?

Aeonos berechnet sowohl die Ist-Zeit als auch die Soll-Zeit. Die Differenz wird dem Zeitkonto gutgeschrieben. Wenn Sie nun keine Fehlzeit buchen, wird die Soll-Zeit nie erreicht. Das Zeitkonto wird mit der Zeit immer negativer und Mehrarbeit  und Zu­schläge für Mehrarbeit werden nicht mehr korrekt ermittelt.

Gleichzeitig wissen Sie nicht warum ein Mitarbeiter ab Mitte eines Monats keine Zeiten mehr gebucht hat. Ist der Mitarbeiter krank, hat Urlaub oder was ist passiert.
Einige Abwesenheiten lassen keine Kombination mit Arbeitszeiten zu. Wer krank ist, darf nicht gleichzeitig arbeiten. Während der Elternzeit ist Teilzeitbeschäftigung bis 30 Stunden/Woche durchaus möglich.

Welche Abwesenheiten sind denkbar und wo liegen die Unterschiede:

Urlaub (ganzer Tag)
ein ganzer Tag, nur Datumseingabe, keine Zuschläge, keine Kombination möglich

Urlaub (halber Tag)
ein halber Tag, nur Datumseingabe, keine Zuschläge

Sonderurlaub mit Bezahlung
ein ganzer Tag, nur Datumseingabe, keine Zuschläge, keine Kombination möglich

Sonderurlaub ohne Bezahlung
ein ganzer Tag, nur Datumseingabe, keine Zuschläge, kein Export zur Lohnbuchhaltung,keine Kombination möglich

Krank
ein ganzer Tag, nur Datumseingabe, keine Zuschläge, keine Kombination möglich

Krank stundenweise
Datumseingabe und Zeiteingabe, mit Zuschläge, für Mitarbeiter die zu zuschlag­pflichti­gen Uhrzeiten arbeiten

Krank ohne Bezahlung
ein ganzer Tag, nur Datumseingabe, keine Zuschläge, kein Export zur Lohnbuchhaltung,keine Kombination möglich

Krank Kind
ein ganzer Tag, nur Datumseingabe, keine Zuschläge, keine Kombination möglich

Beschäftigungsverbot
ein ganzer Tag, nur Datumseingabe, keine Zuschläge, keine Kombination möglich

Elternzeit
ein ganzer Tag, nur Datumseingabe, keine Zuschläge

Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, Tätigkeiten anzulegen. „Arbeitszeit“ ist hier voreingestellt.

Um besser in der Zukunft kalkulieren zu können, möchten Sie die Kosten für den Vertrieb der Süßwaren ermitteln. Legen Sie dazu eine Tätigkeit „Vertrieb“ an und weisen Sie diese Tätigkeit allen Vertriebsmitarbeitern zu. Jetzt können Sie den Stundenaufwand für den Vertrieb ermitteln.
Im Auftrag eines großen Discounters stellen sie Osterhasen her. In ihrer Kalkulation haben Sie dafür 120 Stunden in der Produktion reserviert. Legen Sie eine Tätigkeit „Osterhasen Discounter“ mit einer Stundenangabe an und weisen diese Tätigkeit allen Mit­arbeitern der „Produktion Schokolade“ zu. Schon während der Produktion können Sie den Stundenverbrauch mit dem Ausstoß an Osterhasen vergleichen. Ist das Ergebnis nicht befriedigend, können Sie noch vor Ende der Produktion gegensteuern. Nach Auslieferung der Osterhasen können Sie nun die Stunden­verbrauch kontrollieren und in der Zukunft genauer kalkulieren.

Kostenstellen

Sie haben die Möglichkeit bei jeder Tätigkeit eine Kostenstelle zu hinterlegen. Dies Kostenstelle wird mit dem Lohn-Export an die Kosten- und Leistungsrechnung übergeben.

Priorisierung

Die Kostenstelle bei der Tätigkeit überschreibt die Kostenstelle beim Mitarbeiter und die Kostenstelle beim Mitarbeiter überschreibt die Kostenstelle beim Standort.

Sie haben sich eine neue Maschine für die Herstellung von Pralinen angeschafft. Die Maschine wollen sie als eigene Kostenstelle führen, da die Maschinenkosten die Lohn­kosten und Materialkosten bei weitem übersteigen. Da für diese Maschine speziell geschulte Mitarbeiter benötigt wird, wollen Sie diese zusätzliche Qualifikation durch eine verbesserten Grundlohn an die Mitarbeiter weiter geben.
Legen Sie dazu eine Tätigkeit „Pralinenherstellung“ an und geben dieser Tätigkeit eine Kostenstelle z.B. „400“. Zusätzlich bekommt die Tätigkeit einen Lohnschlüssel „401“.
Beim nächsten Lohn-Export werden alle Stunden die an dieser Maschine gearbeitet wurden pro Mitarbeiter mit der Kostenstelle 400 und dem Lohnschlüssel 401 exportiert. Diese Funktion erleichtert es Ihnen sowohl eine Kostenrechnung durch zu führen, als auch für bestimmte Tätigkeiten abweichende Grundlöhne und/oder Zuschläge zu zahlen.

Lohnschlüssel

ACHTUNG!    Ohne das Modul „Lohn-Export“ steht diese Möglichkeit nicht zur Verfügung!

Sie haben die Möglichkeit bei jeder Tätigkeit einen Lohnschlüsel und einen Zuschlags­schlüssel zu hinterlegen. Dies Schlüssel werden beim Lohn-Export an die Entgelt-Abrechnung übermittelt.

In der Verpackungsanlage für ihre Süßwaren ist es sehr laut. Sie erreichen dort eine Schallpegel von über 90 dB und zahlen deswegen ein Lärmzulage.
Die Mitarbeiter der Produktion haben bei ihnen eine mitarbeiterbezogen Kostenstelle. Das Team zur Reinigung der Verpackungsanlage hat eine Kostenstelle für alle Mit­arbeiter des Teams.
Legen sie eine Tätigkeit „Verpackung-Lärmzulage“ mit eine Schlüssel „857“ für Zu­schlä­ge an. Die Felder für Kostenstelle und Lohn-Schlüssel lassen sie frei.
Im Lohn-Export steht sowohl für die Kostenrechnung als auch für die Entgelt-Ab­rech­nung folgende Information:Bei den Produktionsmitarbeitern werden die Stunden, die Kostenstelle des Mitarbeiters und der Zuschlags-Schlüssel für „Verpackung-Lärmzulage“ exportiert.
Bei dem Mitarbeitern des Reinigungs-Teams werden die Stunden, die Kostenstelle des Reinigungs-Teams und der Zuschlags-Schlüssel für „Verpackung-Lärmzulage“ exportiert.

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