Mitarbeiter anlegen

Ein Mitarbeiter sollte eindeutig über Name, Vorname und Personalnummer zu identifizieren sein. Die Angabe einer Kostenstelle ist möglich.

Die Personalnummer hat bei Aeonos eine besondere Funktion. Sie ist nicht nur ein Ordnungs­nummer für den Mitarbeiter. Bei Aeonos ist die Personalnummer auch die Teil der Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung. Im Lohn-Export stehen stehen keine Namen, sondern die Personalnummer.

Wenn Sie also Änderungen an der Personalnummer vornehmen, sollten Sie das nur in Absprache mit der Lohnbuchhaltung tun. Anders herum, wenn Sie eine Mitarbeiter ein zweites mal Anlegen, weil sich zum Beispiele das Arbeitszeitmodell ändert, benötigen Sie eine neue Personalnummer. Wenn Sie die alte Nummer weiterverwenden, denkt die Lohnbuchhaltung, dass sich bei dem Mitarbeiter nichts geändert hat.

Wird das GPS-Tracking eingeschaltet, werden GPS-Daten in kurzen Abständen zwischen dem Beginn und dem Ende einer Arbeitszeit auf dem Android-Gerät aufgezeichnet. Die GPS-Daten werden fortwährend an das Manager-Tool übermittelt. Ist das GPS-Tracking aktiviert, kann der Weg des Mitarbeiter auf einer Karte mitverfolgt werden. Dazu muss die Detailansicht der Arbeitszeit des Mitarbeiters aufgerufen werden. Das GPS-Tracking wird automatisch beendet, wenn der Mitarbeiter seine Arbeitszeit beendet (auf „Gehen“ drückt). Ein GPS-Tracking außerhalb der Arbeitszeit ist nicht möglich. GPS-Tracking ist nur mit der Android-App möglich und muss explizit für jeden Mitarbeiter aktiviert werden. Wenn Sie das GPS-Tracking verwenden möchten, sprechen Sie dies zuvor mit Ihrem Betriebsrat oder den Mitarbeitervertretern ab.
Wird „Geoposition“ aktiviert, wird die Geoposition des Mitarbeiters zum Zeitpunkt der Buchung, zusammen mit der Arbeitszeit, gespeichert (nur Aeonos App). Sie können damit kontrollieren, ob der Mitarbeiter auch wirklich an seinem Arbeitsplatz angekommen ist. Hier gilt datenschutzrechtlich das gleiche wie für GPS-Tracking.

Ein Mitarbeiter arbeitet immer an einem Standort. Sollten Sie Mitarbeiter haben, die an mehreren Standorten arbeiten, müssen Sie diese mehrfach anlegen.
Den Mitarbeitern können Tätigkeiten und Fehlzeiten zugeordnet werden. Zeiten werden durch den Mitarbeiter erfasst und können diesen Tätigkeiten oder Fehlzeiten zugeordnet werden.

Der Zeitraum des Arbeitsvertrags muss über „Eingestellt am“ und „Ausgeschieden am“ hinterlegt werden. Vor dem Einstellungsdatum und nach dem Austrittsdatum können keine Zeiten mehr gebucht werden.

Wen Sie einen Mitarbeiter neu anlegen, weil sich das Arbeitszeitmodell oder der Standort ändert, sollten Sie den Mitarbeiter am alten Standort austreten und am Folgetag am neue Standort eintreten lassen. Den Saldo aus dem Arbeitszeitkonto müssen Sie auf den neuen Mitarbeiter übertragen.

Das Arbeitszeitmodell dient der automatischen Berechnung der Überstunden für Vollzeit- und Teilzeitkräfte („Arbeitstage pro Woche“ und „Arbeitszeit pro Woche“).
Überstunden zeigt die automatisch durch das System berechneten Überstunden für den letzten Abrechnungsmonat an. Auch Änderungen in der Vergangenheit, also vor dem letzten Abrechnungsmonat fließen in die Überstunden mit ein.
Editieren Sie dieses Feld nur, wenn die automatische Berechnung der Überstunden nicht stimmt.

Das Flag „Überstunden ausbezahlen“ ist nur relevant, wenn Exporte für die Lohn­buch­haltung erfolgen. Mitarbeiter, bei denen das Flag aktiviert ist, bekommen ihre Überstunden automatisch im Folgemonat ausbezahlt, wenn die Daten für die Lohnbuchhaltung exportiert werden. Das Überstundenkonto wird somit automatisch jeden Monat durch Auszahlen der Überstunden ausgeglichen, sobald auf die Export-Schaltfläche gedrückt wird. Liegen keine Überstunden vor oder hat der Mitarbeiter Minusstunden, so geschieht nichts.

Beachten Sie zum Thema Überstunden auch das Kapitel „Überstunden“.

Die Felder der Maske im einzelnen: