Lohn-Export

Einmal im Monat können Überstunden und Zuschläge exportiert und Zeitboni dem Zeitkonto gutgeschrieben werden. Dabei wird eine Datei erzeugt, die auf dem lokalen Dateisystem abgelegt wird. Aeonos unterstützt ADP Lohnexporte. Auf Wunsch kann ein allgemeiner Pay-Roll-Export erzeugt oder be­liebige Formate exportiert werden. Sprechen Sie uns hierzu bitte an.
Der Lohnexport umfasst im Kern folgende Daten:

  • Personalnummer
  • Lohnart (Überstunden, Zuschlag)
  • Stunden
  • Kostenstellen
  • Urlaubsanspruch
  • Urlaub genommen Tage

Für ein Pay-Roll-System wichtig sind nur die vom Arbeitsvertrag abweichenden Arbeits­zeiten. Diese sollen zusätzlich zum Entgelt ausgezahlt werden. Dazu gehören in der Hauptsache Überstunden und zuschlagspflichtige Zeiten. Bei Stundenlöhnern werden auch de Stunden des Abrechnungsmonats exportiert. Aeonos exportiert folgende Zeiten:

Überstunden: Beim Anlegen/Ändern des Mitarbeiters kann mit Hilfe der Option „Alle Überst. ausbezahlen“ dafür gesorgt werden, dass alle im Abrechnungsmonat angefallenen Überstunden mit jeden Export ausgezahlt werden. Ist die Option nicht gesetzt, werden nur so viele Überstunden ausgezahlt, wie unter dem Menüpunkt „Überstunden auszahlen“ vom HR-Manager für diesen Mitarbeiter eingetragen wurden.

Zuschlagspflichtige Zeiten: Als zuschlagspflichtige Zeiten gelten die Zeiten die Sie unter „Zuschläge“ definiert haben. Die Mitarbeiter buchen ihre Arbeitszeiten und Fehlzeiten ganz normal. Aeonos berechnet aus den gebuchten Zeiten die Stunden, die zuschlagpflichtig sind. Fallen gebuchte Zeiten in die zuschlagpflichtigen Zeiträume, so wird für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit getrennt aufsummiert und exportiert.                          

Wird die Lohn-Export-Funktion genutzt, so muss zwingend jeden Kalendermonat ein Export durchgeführt werden. Durch den Export wird die Anzahl der Überstunden der Mitarbeiter verändert. Daher kann ein Export jeden Monat nur einmal durchgeführt werden.

Das gilt analog für den Zeitbonus. Durch den Export werden die zuschlagpflichtigen Zeiten ermittelt und dann der Zeitbonus für diese Zeit berechnet. Anschließend wird der Bonus dem Zeitkonto gutgeschrieben. Ohne Export erfolgt keine Gutschrift.

Nutzen Sie die Gelegenheit und korrigieren Sie die Arbeitszeit vor jedem Export. Schauen Sie bitte in die Mitarbeiterlisten und klicken dort auf das Icon mit der Uhr. Sie erhalten ein Aufstellung über das Zeitkonto des Mitarbeiters. Dadurch lassen sich schnell große Abweichungen durch fehlerhafte Buchungen ermitteln.

Haben Sie keine Lohn-Export-Modul erfolgten diese Arbeiten (Festschreibung der Zeit­kon­to­stände) ohne Ihr zu tun am 10. Tag des Monats automatisch. Bitte sorgen sie rechtzeitig vorher dafür, das alle Buchungen im System sind.