Dienstplan

Das Arbeitszeitmodell Dienstplan kennzeichnet, dass es mehr Werktage als Arbeitstage gibt. Wird also in Ihrem Betrieb an sechs oder sieben Tagen gearbeitet, ein Vollzeit-Mitarbeiter ist aber immer nur für 5 wechselnde Tage in der Woche eingeteilt, dann benötigt die Zeitwirtschaft für jede Woche die Information, an welchen Tagen der Mitarbeiter arbeitet. Ein Beispiel ist hierfür der Einzelhandel.

Dienstpläne werden in der Zeitwirtschaft unter anderem benötigt, um eine korrekte Berechnung der Zeitkonten durchzuführen. Nur wenn die Tage bekannt sind, an denen der Mitarbeiter geplant arbeiten würde, kann taggenau das Zeitkonto errechnet werden und auch die Zeitgutschriften für Abwesenheiten (Urlaub, Krank etc.) und für Feiertage korrekt berechnet werden.

Kennzeichnung der geplanten Arbeitstage

Sie haben ein Einzelhandelsgeschäft, dass an 6 Tagen (von Montag bis Samstag) geöffnet ist. Mit Ihren Mitarbeitern haben Sie jedoch nur eine 5-Tage-Woche vereinbart. Im Dienstplan markieren Sie alle Werktage, an denen der Mitarbeiter geplant arbeiten soll oder bezahlt frei hat. Dies gilt ebenfalls für Teilzeitkräfte.

Monatswechsel

Der Monatswechsel fällt auf einen Dienstag. Am Mittwoch ist bereits März 201x. Sie können die Arbeitstage dieser Woche nicht gleichmäßig auf die Monate verteilen. Schreiben Sie den Dienstplan so weiter, als wenn der Monatswechsel nicht wäre. Ein Mitarbeiter hat regelmäßig Dienstags frei, dann ist das auch in der Woche mit dem Monatswechsel so. Der Mitarbeiter hat dann im Feb. unter Umständen zu wenig gearbeitet. Das wird im März wieder ausgeglichen, da er in der ersten März-Woche noch 4 Tage arbeitet.

Auswirkungen auf das Zeitkonto

Die Mitarbeiter haben ein Zeitkonto. Es wird nicht jede Überstunde sofort ausgezahlt. Wie in dem vorherigen Beispiel kann es am Monatsende auch zu Überstunden kommen, weil die Arbeitstagenicht optimal am Monatswechsel verteilt werden können. Daher gibt es einen Zeitkorridor. Erst wenn der Zeitkorridor überschritten wird, werden die Stunden mit Zuschlägen ausgezahlt. Die Höhe des Zeitkorridors erfragen Sie bitte beim Arbeitgeber. Ob es Zuschläge gibt, hängt von dem Arbeitsvertrag des Mitarbeiters ab. Reststunden werden bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses inklusive Zuschlägen ausgezahlt.

Abwesenheiten eintragen

Wenn ein Mitarbeiter erkrankt ist oder Urlaub hat, wird der Dienstplan trotzdem weiter fortgeführt. Beispielsweise hat ein Mitarbeiter immer Dienstags frei. Der Mitarbeiter ist von Montag bis Mittwoch
im Urlaub. Im Dienstplan muss dennoch eingetragen sein, wann der Mitarbeiter arbeiten würde. Würde er an allen drei Tagen arbeiten, so bekommt er auch alle drei Tage während seines Urlaubs auf seinem Zeitkonto gutgeschrieben. Würde er nur Montag und Mittwoch geplant arbeiten, bekommt er nur zwei Tage gutgeschrieben, wenn dies im Dienstplan so eingetragen war. Das Zeitwirtschaftssystem muss wissen, wann es für Abwesenheiten eine Zeitgutschrift erstellen soll
und wann nicht. Tragen Sie auch für alle anderen Arten von Abwesenheiten wie z.B. langfristige Erkrankungen, Mutterschutz, Beschäftigungsverbot und Elternzeit etc. die richtige Anzahl von Arbeitstagen für den jeweiligen Mitarbeiter in den Dienstplan ein.

Feiertage

Sie haben in einem Monat an einem Donnerstag einen Feiertag. An diesem Tag ist Ihr Geschäft geschlossen. Die Zeiterfassung schaut sich nun die letzten 13 Wochen bei jedem Mitarbeiter an und prüft ob an den Donnerstagen gearbeitet wurde. Wurde an 9 von 13 Donnerstagen gearbeitet erhält der Mitarbeiter für den Feiertag eine Zeitgutschrift. Das heißt, in diesem Monat muss der Mitarbeiter nur noch 19 Arbeitstage arbeiten. Wurden an weniger als 9 Donnerstagen gearbeitet muss der Mitarbeiter in diesem Monat wie gewohnt 20 Tage arbeiten. Es wird angenommen, das der Feiertag auf seinen freien Tag gefallen ist. Wir empfehlen Ihnen schon vorher sich die letzten Dienstpläne an zu schauen, damit der Mitarbeiter
in dem Monat mit dem Feiertag auf genügend Arbeitstage kommt. Die Entscheidung der Zeiterfassung kann nicht manuell korrigiert werden.

Dienstreisen

Ein Mitarbeiter geht auf Dienstreise. Kennzeichen Sie diese Tage als Arbeitstage, als wäre der Mitarbeiter bei seiner gewohnten Arbeit.

Verkaufsoffene Sonntage

Sie habe einen verkaufsoffen Sonntag. Die Mitarbeiter, die an diesem Tag arbeiten, sind im Dienstplan natürlich mit einem Kreuz gekennzeichnet. Alle anderen Mitarbeiter dürfen an diesem Sonntag kein Kreuz im Dienstplan haben. Ob die Mitarbeiter nun 20 oder 21 Tage in diesem Monatarbeiten, liegt in Ihrem Ermessen. Wenn die Mitarbeiter 21 Tage arbeiten ist es jedoch sehr wahrscheinlich das Überstunden entstehen und von der Zeiterfassung an die Lohnbuchhaltung
übertragen werden.

Arbeiten an anderen Standorten

Wenn Sie einen Mitarbeiter an einen anderen Standort verleihen, dann ist der ausleihende Standort für den Dienstplan verantwortlich. Auch für die Verleihzeit muss der Dienstplan durch den
verleihenden Standort ausgefüllt werden. Stimmen Sie sich dazu mit dem entleihenden Standort ab.

Weitere Hinweise

Nutzen Sie ausschließlich die mit Aeonos zur Verfügung gestellte Vorlage für Dienstpläne.
Die Vorlage darf nur mit Microsoft Office – Excel bearbeitet werden.
Die Vorlage für den Dienstplan darf nicht verändert werden. Ändern Sie nichts an der Struktur der Dienstplanvorlage. Löschen Sie keine Zeilen oder Zellen und fügen Sie keine zusätzlichen Tabellenblätter ein.
Tage an denen der Mitarbeiter nicht arbeitet müssen leer bleiben.
Zur besseren Übersicht können Sie statt dem „x“ auch alle Groß- und Kleinbuchstaben verwenden Es bietet sich an zum Beispiel „U“ für Urlaub, „K“ für Krank oder „D“ für Dienstreise einzutragen.